Wie kann ich die zugrunde liegenden Daten in Power BI exportieren?

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In Power BI treffe ich immer wieder auf die Situation, dass es nicht funktioniert, die zugrunde liegenden Daten zu exportieren. Der Option ist schlichtweg nicht vorhanden ist. Dies kann prinzipiell mehrere Gründe haben. In dem folgenden Artikel schauen wir uns an, woran dies liegen könnte.

1. Deaktivierung in Power BI Bericht

Der Autor eines Berichts kann den Export für den jeweiligen Bericht einschränken. Hierzu kann im Power BI Desktop in den Optionen ausgewählt werden, ob die User zusammengefasste Daten, die zugrunde liegenden Daten oder gar keine Daten exportieren dürfen:

Auswahl, ob zusammengefasste oder zugrunde liegende Daten exportiert werden dürfen
Auswahl, ob zusammengefasste oder zugrunde liegende Daten exportiert werden dürfen

2. Mindestens Build Berechtigung in Power BI Services

Meistens liegt der Fehler an den fehlenden Berechtigungen. Damit die Daten exportiert werden können, benötigt der User mindestens die Build-Berechtigung für das entsprechende Dataset. Sobald der User mehr Berechtigungen für das Data Set hat, beispielsweise Administrator-Berechtigungen, spielt das keine Rolle mehr. Aber als normaler User mit Lese-Berechtigungen muss die Build-Berechtigung gesetzt werden.

Wie dies genau geschieht, wird in der Dokumentation erklärt:
https://docs.microsoft.com/power-bi/connect-data/service-datasets-build-permissions

3. Sensitivity label für data set

Wenn die ersten beiden Punkte korrekt konfiguriert sind und die Daten trotzdem nicht exportiert werden können, dann kann es noch an den Sensitivity Labels liegen. In Power BI gibt es die Möglichkeit, die Sensitity Labels aus Office365 zu integrieren. Wenn ein Data Set als vertraulich eingestuft wird, ist ein Export der zugrunde liegenden Daten nicht mehr möglich. Dies wird sehr anschaulich von Adam von Guy in a Cube erklärt:

4. Export Berechtigung in Power BI Tenant Einstellungen

Zu guter letzte kann es noch daran liegen, dass im gesamten Power BI Tenant der Export der darunter liegenden Daten deaktiviert ist. Dieser muss aktiviert sein oder alternativ müssen die entsprechenden User als Ausnahme hinzugefügt werden:

Power BI Tenant settings zum Export der darunterliegenden Daten
Power BI Tenant settings zum Export der darunterliegenden Daten

Falls der Export in den Tenant Settings deaktiviert ist, müsst ihr zwangsläufig mit eurem Power BI Tenant Admin in Kontakt treten.

Denis Selimovic

Denis Selimovic

Trainer, Senior Consultant und Mentor für Power BI

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